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Documenti informatici: aggiornate da AgID le Linee guida per la formazione, gestione e archiviazione

Approvate le Nuove Linee Guida in materia di Conservazione: cosa cambia?

 

Il 2019 rappresenta un anno di svolta per la disciplina del documento informatico. Lo scorso 20 dicembre si è infatti conclusa la fase di consultazione:  promossa dall’AgID sul testo delle nuove “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Esauriti i termini della fase consultiva, l’AgID ha provveduto a notificare alla Commissione europea le Linee guida. Tale strumento, introdotto dal D.Lgs. n. 217/2017, correttivo del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005), rappresenta un passaggio cruciale per lo svolgimento delle attività documentali di matrice pubblica e privata, sempre più orientate (in maniera pressoché quasi esclusiva) alla dematerializzazione.

Le Linee guida troveranno obbligatoria applicazione nel secondo semestre del 2020, allo spirare del termine di 180 giorni dalla citata pubblicazione. Come ribadito già dal Consiglio di stato nel parere reso sullo schema di decreto legislativo del Codice dell’Amministrazione digitale, le Linee guida così adottate ai sensi dell’articolo 71 avranno efficacia vincolante e assumeranno valenza erga omnes: infatti, oltre ad applicarsi alle Pubbliche amministrazioni, la portata operativa si estenderà altresì ai privati, in assenza di norme espressamente esonerative.

Quanto al contenuto, invece, la portata innovativa sarà dirompente: le Linee guida inaugurano una nuova disciplina tecnica di riferimento, che va a sostituire il precedente assetto delineato nel corso del 2013. A distanza dunque di 5 anni dal precedente intervento in materia, sono state rinnovate e modificate le regole sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, alla luce dei riscontri ottenuti nel corso della consultazione, nonché dei riferimenti giurisprudenziali e tecnici elaborati in tal senso.

 

 

Come gestire le riforme in atto? Le soluzioni offerte da Hedya

 

Le recenti Linee guida evidenziano un punto di svolta cruciale della società, sempre più incentrata sulla dematerializzazione documentale. Di conseguenza, un percorso formativo e di aggiornamento in materia rappresenta un requisito non solo essenziale, ma ormai imprescindibile.

Per tali ragioni, Hedya propone:

  • Servizi di consulenza personalizzati in materia;
  • Percorsi formativi e di aggiornamento per tutti coloro che vogliano intraprendere un percorso professionale di elevata specializzazione, finalizzato all’acquisizione delle conoscenze preliminari di natura giuridica, organizzativa e tecnologica tipiche del ruolo di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici.

Il Responsabile della Conservazione rappresenta dunque una figura con formazione specialistica che ha il compito di definire e attuare, in piena autonomia decisionale, le politiche in merito alla progettazione e alla gestione dei sistemi informatici di conservazione e archiviazione documentale.

I contenuti del corso mirano, pertanto, ad illustrare le vigenti disposizioni in materia di:

  • Dematerializzazione;
  • Digitalizzazione;
  • Conservazione e Archiviazione di documenti informatici;

 

Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

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Conservazione documentale: nuove linee guida per il piano di cessazione del servizio di conservazione

Nuove Linee Guida in materia di Conservazione

 

Nel corso del 2019, la Conservazione dei documenti digitali sta subendo costanti aggiornamenti:

  • Una prima bozza di Linee guida sono state proposte da un gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore, e sono state disponibili in consultazione pubblica fino al 16 novembre 2019.

La proposta di Linee guida riguarda la predisposizione di regole tecniche in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014. Tali Linee guida mirano a semplificare la gestione complessiva del documento informatico attraverso una visione d’insieme aspetti tematici prima disciplinati separatamente;

  • Ulteriori Linee guida proposte, e soggette a consultazione pubblica fino al 20 dicembre 2019, definiscono lo schema del piano di cessazione del servizio di conservazione. In dettaglio, vengono indicate la struttura del documento e i relativi contenuti per facilitarne la compilazione da parte dei conservatori e per rendere il processo di cessazione rispondente alle esigenze dei soggetti che affidano il servizio a un conservatore accreditato.

 

Perché il Responsabile per la Conservazione è così importante? La formazione proposta da Hedya

 

Secondo quanto previsto dall’art. 44 del D.lgs. n. 82/2005, comma 1 – bis, il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile, che può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della

conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall’art. 43 e dalle Regole Tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche. Tale figura, in conformità a quanto disposto nel DPCM del 03 Dicembre 2013, è istituita presso tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni che intendono, o devono obbligatoriamente, adottare sistemi informatici di Conservazione e archiviazione documentale.

Il Responsabile della Conservazione rappresenta dunque una figura con formazione specialistica che ha il compito di definire e attuare, in piena autonomia decisionale, le politiche in merito alla progettazione e alla gestione dei sistemi informatici di conservazione e archiviazione documentale.

Per tali ragioni, Hedya propone un percorso formativo per tutti coloro che vogliano intraprendere un percorso professionale di elevata specializzazione, finalizzato all’acquisizione delle conoscenze preliminari di natura giuridica, organizzativa e tecnologica tipiche del ruolo di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici.

I contenuti del corso mirano, pertanto, ad illustrare le vigenti disposizioni in materia di:

  • Dematerializzazione;
  • Digitalizzazione;
  • Conservazione e Archiviazione di documenti informatici;

 

Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

 

 

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Gestione documentale: pubblicate sul sito dell’AgID le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Le nuove Linee Guida AgID

Lo scorso 17 ottobre sono state pubblicate in consultazione, sul sito dell’AgID le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Tale pubblicazione dimostra, in maniera evidente, come il documento informatico costituisca lo strumento essenziale per la digitalizzazione delle pratiche amministrative.

Il documento in consultazione è realizzato dal gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore, allo scopo di aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014.

Dal punto di vista strutturale, le Linee Guida sono state emanate secondo la procedura prevista dall’art. 71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) e
si compongono di sei allegati tecnici dal formato dei file e riversamento alla certificazione di processo.
Con la pubblicazione delle recenti Linee Guida, si conferma la centralità della formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici come driver della digitalizzazione della PA.

 

La formazione del Responsabile della Conservazione

Per garantire la correttezza delle operazioni di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, avvalersi di figure altamente qualificate costituisce un requisito imprescindibile.

In particolare, il Responsabile della Conservazione gioca un ruolo centrale nel più ampio processo di digitalizzazione della PA. Tale figura, in conformità a quanto disposto nel DPCM del 03 Dicembre 2013, è istituita presso tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni che intendono, o devono obbligatoriamente, adottare sistemi informatici di Conservazione e archiviazione documentale.

Il Responsabile della Conservazione rappresenta dunque una figura con formazione specialistica che ha il compito di definire e attuare, in piena autonomia decisionale, le politiche in merito alla progettazione e alla gestione dei sistemi informatici di conservazione e archiviazione documentale.

Per tali ragioni, Hedya propone un percorso formativo per tutti coloro che vogliano intraprendere un percorso professionale di elevata specializzazione, finalizzato all’acquisizione delle conoscenze preliminari di natura giuridica, organizzativa e tecnologica tipiche del ruolo di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici.

I contenuti del corso mirano, pertanto, ad illustrare le vigenti disposizioni in materia di:

  • Dematerializzazione;
  • Digitalizzazione;
  • Conservazione e Archiviazione di documenti informatici;

 

Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

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