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Conservazione documentale, Transizione al Digitale e GDPR: legame necessario nella bozza di Linee Guida AgID

Le Linee guida AgID: i Responsabili della Conservazione, Transizione al Digitale e Protezione Dati devono collaborare

 

Con l’iter di approvazione delle Linee guida sull’accessibilità degli strumenti informatici, le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014, sono oggetto di riforma.

L’obiettivo generale delle Linee guida, attualmente in fase di consultazione, è che la gestione complessiva del documento informatico risulti semplificata, attraverso una visione d’insieme che aggrega in un unico testo tutte quelle materie prima disciplinate separatamente. Come precisato dal Consiglio di Stato nel parere n. 2122/2017, reso sullo schema di decreto legislativo del correttivo al Codice dell’Amministrazione Digitale, le Linee Guida adottate da AGID, ai sensi dell’art. 71 del CAD, hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes.

Nell’attuazione delle Linee Guida, inoltre, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad ottemperare anche alle misure minime di sicurezza ICT emanate dall’AgID con circolare del 18 aprile 2017, n. 2/2017. Per attuare il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, nell’ambito del piano generale della sicurezza ed in coerenza con quanto previsto dal Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione vigente, le Linee guida prevedono una forte coordinazione e collaborazione tra:

  • Responsabile della gestione documentale;
  • Responsabile della sicurezza;
  • Responsabile della conservazione;
  • Responsabile dell’ufficio per la Transizione al Digitale (RTD);
  • Responsabile per la Protezione dati (DPO).

In particolare, il responsabile della conservazione, di concerto con il responsabile della sicurezza e con il responsabile della transizione digitale, acquisito il parere del responsabile della protezione dei dati personali, provvede a predisporre, nell’ambito del piano generale della sicurezza, il piano della sicurezza del sistema di conservazione, mettendo in atto opportune misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 32 del GDPR.

 

Come attuare le misure richieste da AgID? I percorsi formativi e i servizi di consulenza proposti da Hedya in materia di Protezione Dati, Transizione al Digitale e Conservazione

 

Le recenti Linee Guida confermano che per poter operare correttamente, una ottima conoscenza dei principi e delle novità introdotte dal GDPR, nonché delle più importanti applicazioni pratiche, costituisce un requisito essenziale, benché non unico: occorrono, altresì, costanti aggiornamenti ed approfondimenti mirati sulle prassi applicative.

Per tali ragioni, Hedya fornisce percorsi formativi e di aggiornamento, nonché servizi di consulenza.

Hedya propone un articolato percorso formativo, in relazione agli specifici bisogni e livelli formativi.

In particolare, si prevede:

 

  1. Corsi di formazione per Data Protection Officer
  • Corso “DPO: DATA PROTECTION OFFICER”, necessario per accedere a un percorso di elevata specializzazione. Il corso ha una durata di 40 ore di lezioni teoriche e 6 ore di simulazione dell’attività quotidiana del DPO;
  • Corso “DPO: DATA PROTECTION OFFICER – Avanzato”, per chi ha già acquisito le conoscenze di base di natura giuridica e organizzativa e intende acquisire le nozioni pratico- applicative di base per svolgere le attività di DPO;

 

  1. Corsi di formazione per tutti i soggetti coinvolti nelle operazioni di trattamento dati

 

  1. Formazione e consulenza in materia di Digitalizzazione

Hedya supporta le Pubbliche Amministrazioni anche attraverso servizi di consulenza mirati, in materia di digitalizzazione, sui temi più critici connessi agli obblighi e agli adempimenti prescritti dalla legge.

Per tali ragioni, Hedya propone il percorso formativo “IL RESPONSABILE PER LA TRANSIZIONE AL DIGITALE” per il corretto svolgimento dei compiti del Responsabile per la Transizione al Digitale, considerato il driver della transizione al Digitale.

Il percorso è rivolto:

  • a tutti coloro che all’interno delle Pubbliche Amministrazioni sono coinvolti, a vario titolo, nei processi di trasformazione alla modalità digitale;
  • a tutti coloro che sono stati nominati e che svolgono attualmente il ruolo di Responsabile per la Transizione al Digitale.

 

Ulteriori dettagli sui percorsi formativi sono disponibili qui.

  1. Formazione e Consulenza in materia di Conservazione

 

Il Responsabile della Conservazione rappresenta, secondo le Linee Guida AgID, una figura con formazione specialistica che ha il compito di definire e attuare, in piena autonomia decisionale, le politiche in merito alla progettazione e alla gestione dei sistemi informatici di conservazione e archiviazione documentale.

Per tali ragioni, Hedya propone un percorso formativo per tutti coloro che vogliano intraprendere un percorso professionale di elevata specializzazione, finalizzato all’acquisizione delle conoscenze preliminari di natura giuridica, organizzativa e tecnologica tipiche del ruolo di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici.

I contenuti del corso mirano, pertanto, ad illustrare le vigenti disposizioni in materia di:

  • Dematerializzazione;
  • Digitalizzazione;
  • Conservazione e Archiviazione di documenti informatici;

 

Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

 

 

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Documenti informatici: aggiornate da AgID le Linee guida per la formazione, gestione e archiviazione

Approvate le Nuove Linee Guida in materia di Conservazione: cosa cambia?

 

Il 2019 rappresenta un anno di svolta per la disciplina del documento informatico. Lo scorso 20 dicembre si è infatti conclusa la fase di consultazione:  promossa dall’AgID sul testo delle nuove “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Esauriti i termini della fase consultiva, l’AgID ha provveduto a notificare alla Commissione europea le Linee guida. Tale strumento, introdotto dal D.Lgs. n. 217/2017, correttivo del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005), rappresenta un passaggio cruciale per lo svolgimento delle attività documentali di matrice pubblica e privata, sempre più orientate (in maniera pressoché quasi esclusiva) alla dematerializzazione.

Le Linee guida troveranno obbligatoria applicazione nel secondo semestre del 2020, allo spirare del termine di 180 giorni dalla citata pubblicazione. Come ribadito già dal Consiglio di stato nel parere reso sullo schema di decreto legislativo del Codice dell’Amministrazione digitale, le Linee guida così adottate ai sensi dell’articolo 71 avranno efficacia vincolante e assumeranno valenza erga omnes: infatti, oltre ad applicarsi alle Pubbliche amministrazioni, la portata operativa si estenderà altresì ai privati, in assenza di norme espressamente esonerative.

Quanto al contenuto, invece, la portata innovativa sarà dirompente: le Linee guida inaugurano una nuova disciplina tecnica di riferimento, che va a sostituire il precedente assetto delineato nel corso del 2013. A distanza dunque di 5 anni dal precedente intervento in materia, sono state rinnovate e modificate le regole sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, alla luce dei riscontri ottenuti nel corso della consultazione, nonché dei riferimenti giurisprudenziali e tecnici elaborati in tal senso.

 

 

Come gestire le riforme in atto? Le soluzioni offerte da Hedya

 

Le recenti Linee guida evidenziano un punto di svolta cruciale della società, sempre più incentrata sulla dematerializzazione documentale. Di conseguenza, un percorso formativo e di aggiornamento in materia rappresenta un requisito non solo essenziale, ma ormai imprescindibile.

Per tali ragioni, Hedya propone:

  • Servizi di consulenza personalizzati in materia;
  • Percorsi formativi e di aggiornamento per tutti coloro che vogliano intraprendere un percorso professionale di elevata specializzazione, finalizzato all’acquisizione delle conoscenze preliminari di natura giuridica, organizzativa e tecnologica tipiche del ruolo di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici.

Il Responsabile della Conservazione rappresenta dunque una figura con formazione specialistica che ha il compito di definire e attuare, in piena autonomia decisionale, le politiche in merito alla progettazione e alla gestione dei sistemi informatici di conservazione e archiviazione documentale.

I contenuti del corso mirano, pertanto, ad illustrare le vigenti disposizioni in materia di:

  • Dematerializzazione;
  • Digitalizzazione;
  • Conservazione e Archiviazione di documenti informatici;

 

Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

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Conservazione documentale: nuove linee guida per il piano di cessazione del servizio di conservazione

Nuove Linee Guida in materia di Conservazione

 

Nel corso del 2019, la Conservazione dei documenti digitali sta subendo costanti aggiornamenti:

  • Una prima bozza di Linee guida sono state proposte da un gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore, e sono state disponibili in consultazione pubblica fino al 16 novembre 2019.

La proposta di Linee guida riguarda la predisposizione di regole tecniche in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014. Tali Linee guida mirano a semplificare la gestione complessiva del documento informatico attraverso una visione d’insieme aspetti tematici prima disciplinati separatamente;

  • Ulteriori Linee guida proposte, e soggette a consultazione pubblica fino al 20 dicembre 2019, definiscono lo schema del piano di cessazione del servizio di conservazione. In dettaglio, vengono indicate la struttura del documento e i relativi contenuti per facilitarne la compilazione da parte dei conservatori e per rendere il processo di cessazione rispondente alle esigenze dei soggetti che affidano il servizio a un conservatore accreditato.

 

Perché il Responsabile per la Conservazione è così importante? La formazione proposta da Hedya

 

Secondo quanto previsto dall’art. 44 del D.lgs. n. 82/2005, comma 1 – bis, il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile, che può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della

conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall’art. 43 e dalle Regole Tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche. Tale figura, in conformità a quanto disposto nel DPCM del 03 Dicembre 2013, è istituita presso tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni che intendono, o devono obbligatoriamente, adottare sistemi informatici di Conservazione e archiviazione documentale.

Il Responsabile della Conservazione rappresenta dunque una figura con formazione specialistica che ha il compito di definire e attuare, in piena autonomia decisionale, le politiche in merito alla progettazione e alla gestione dei sistemi informatici di conservazione e archiviazione documentale.

Per tali ragioni, Hedya propone un percorso formativo per tutti coloro che vogliano intraprendere un percorso professionale di elevata specializzazione, finalizzato all’acquisizione delle conoscenze preliminari di natura giuridica, organizzativa e tecnologica tipiche del ruolo di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici.

I contenuti del corso mirano, pertanto, ad illustrare le vigenti disposizioni in materia di:

  • Dematerializzazione;
  • Digitalizzazione;
  • Conservazione e Archiviazione di documenti informatici;

 

Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

 

 

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Gestione documentale: pubblicate sul sito dell’AgID le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Le nuove Linee Guida AgID

Lo scorso 17 ottobre sono state pubblicate in consultazione, sul sito dell’AgID le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Tale pubblicazione dimostra, in maniera evidente, come il documento informatico costituisca lo strumento essenziale per la digitalizzazione delle pratiche amministrative.

Il documento in consultazione è realizzato dal gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore, allo scopo di aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014.

Dal punto di vista strutturale, le Linee Guida sono state emanate secondo la procedura prevista dall’art. 71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) e
si compongono di sei allegati tecnici dal formato dei file e riversamento alla certificazione di processo.
Con la pubblicazione delle recenti Linee Guida, si conferma la centralità della formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici come driver della digitalizzazione della PA.

 

La formazione del Responsabile della Conservazione

Per garantire la correttezza delle operazioni di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, avvalersi di figure altamente qualificate costituisce un requisito imprescindibile.

In particolare, il Responsabile della Conservazione gioca un ruolo centrale nel più ampio processo di digitalizzazione della PA. Tale figura, in conformità a quanto disposto nel DPCM del 03 Dicembre 2013, è istituita presso tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni che intendono, o devono obbligatoriamente, adottare sistemi informatici di Conservazione e archiviazione documentale.

Il Responsabile della Conservazione rappresenta dunque una figura con formazione specialistica che ha il compito di definire e attuare, in piena autonomia decisionale, le politiche in merito alla progettazione e alla gestione dei sistemi informatici di conservazione e archiviazione documentale.

Per tali ragioni, Hedya propone un percorso formativo per tutti coloro che vogliano intraprendere un percorso professionale di elevata specializzazione, finalizzato all’acquisizione delle conoscenze preliminari di natura giuridica, organizzativa e tecnologica tipiche del ruolo di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici.

I contenuti del corso mirano, pertanto, ad illustrare le vigenti disposizioni in materia di:

  • Dematerializzazione;
  • Digitalizzazione;
  • Conservazione e Archiviazione di documenti informatici;

 

Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

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