Ex dipendente, il Garante dispone: è illecito mantenere attivo l’account aziendale

Account aziendale dell’ex dipendente: il datore può accedere?

 

La protezione dei dati personali del dipendente deve essere assicurata anche in caso di cessazione del rapporto di lavoro. Questo è il principio espresso dal Garante per la protezione dati in un suo recente parere.

Nel caso di specie, una società aveva mantenuto attivo l’account di posta aziendale di un dipendente dopo l’interruzione del rapporto di lavoro, accedendo alle mail aziendali contenute nella sua casella di posta elettronica. L’ex dipendente era venuto a conoscenza di questa condotta per caso, nel corso di un giudizio promosso nei suoi confronti proprio dalla sua ex azienda: quest’ultima, in particolare, aveva depositato agli atti una email recapitata sulla sua casella di posta un anno dopo la cessazione del rapporto lavorativo. L’account di posta era rimasto così attivo per oltre un anno e mezzo, e la sua eliminazione è avvenuta solo dopo la diffida presentata dal lavoratore nei confronti dell’azienda. L’ex dipendente ha, inoltre, proposto reclamo al Garante, giacché per tale periodo la società aveva avuto accesso a tutte le comunicazioni contenute nel proprio account, anche estranee all’attività lavorativa.

Secondo il Garante, grava sul datore di lavoro l’obbligo, in conformità ai principi in materia di protezione dei dati personali, di rimuove gli account di posta elettronica aziendali riconducibili a persone identificate o identificabili dopo la cessazione del rapporto di lavoro, in un tempo ragionevole parametrato ai tempi tecnici di predisposizione delle misure.

È onore del datore di lavoro, inoltre:

  • provvedere alla contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informarne i terzi ed a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi riferiti all’attività professionale del titolare del trattamento;
  • predisporre misure idonee ad impedire la visualizzazione dei messaggi in arrivo durante il periodo in cui tale sistema automatico è in funzione;

L’adozione di tali misure tecnologiche ed organizzative consente, secondo il Garante, di contemperare l’interesse del titolare ad accedere alle informazioni necessarie all’efficiente gestione della propria attività e a garantirne la continuità con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti/collaboratori nonché dei terzi.

 

 

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