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Linee guida sui Documenti informatici, il Garante si pronuncia: assicurare maggiore sicurezza e coordinamento professionale

Documento informatico: il Garante richiede maggiore sicurezza e collaborazione professionale

Con il recente Provvedimento del 13 febbraio, il Garante si è pronunciato sulla richiesta avanzata da AgID (con nota del 14 ottobre 2019), la richiesta di parere sullo schema di “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, successivamente integrata e modificata con la nota del 4 dicembre 2019, anche tenendo conto degli esiti della consultazione pubblica effettuata. Il Garante, pertanto, ha evidenziato la necessità di alcuni ulteriori perfezionamenti, volti a renderlo pienamente conforme ai principi e alle garanzie in materia di protezione dei dati personali.

In particolare, l’Autorità ha richiesto di modificare:

  • Le definizioni di “sistema informatico”;
  • L’ambito di applicazione dello Schema di Linee guida.
  • Le disposizioni in materia di misure di sicurezza, integrando con opportune specificazioni in merito alle misure di sicurezza adottabili, specialmente nei contesti di trattamento di categorie particolari di dati previste dagli articoli 9 e 10 GDPR;
  • Le modalità di esternalizzazione dei servizi.

 

Infine, per attuare il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, nell’ambito del piano generale della sicurezza ed in coerenza con quanto previsto dal Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione vigente, il Garante ha richiesto di apprestare una forte coordinazione e collaborazione tra:

  • Responsabile della gestione documentale;
  • Responsabile della sicurezza;
  • Responsabile della conservazione;
  • Responsabile dell’ufficio per la Transizione al Digitale (RTD);
  • Responsabile per la Protezione dati (DPO).

In particolare, il responsabile della conservazione, di concerto con il responsabile della sicurezza e con il responsabile della transizione digitale, acquisito il parere del responsabile della protezione dei dati personali, provvede a predisporre, nell’ambito del piano generale della sicurezza, il piano della sicurezza del sistema di conservazione, mettendo in atto opportune misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 32 del GDPR.

Per tali ragioni, il Garante ritiene che una chiara attribuzione dei compiti costituisca il presupposto necessario per garantire anche una corretta ripartizione delle responsabilità, in relazione al trattamento dei dati personali.

 

Come assicurare la collaborazione tra le varie figure professionali? Hedya propone un percorso formativo innovativo sulle “Nuove Professioni Digitali”

 

Le posizioni del Garante evidenziano la necessità di percorsi formativi integrati, che coinvolgano le varie figure professionali.

 

Per tali ragioni, Hedya propone il percorso formativo innovativo “Le Nuove Professioni Digitali”. Se il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005 o semplicemente CAD) e la normativa collegata (Linee Guida AgID) ci presentano il Responsabile Transizione al Digitale e Responsabile della Conservazione Documentale, il Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) schiera in campo il Responsabile per la protezione dei dati personali e l’Amministratore di sistema.  Si tratta di nuove figure professionali, la cui formazione deve necessariamente essere di natura trasversale, che convivono della nuova P.A. Digitale e che ne guidano il cambiamento.

 

Per garantire adeguata formazione specialistica, Hedya propone un percorso formativo per tutti coloro che vogliano intraprendere un percorso professionale di elevata specializzazione, finalizzato all’acquisizione delle conoscenze preliminari di natura giuridica, organizzativa e tecnologica tipiche del ruolo di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici. Il Responsabile della Conservazione rappresenta dunque una figura con formazione specialistica che ha il compito di definire e attuare, in piena autonomia decisionale, le politiche in merito alla progettazione e alla gestione dei sistemi informatici di conservazione e archiviazione documentale.

I contenuti del corso mirano, pertanto, ad illustrare le vigenti disposizioni in materia di:

  • Dematerializzazione;
  • Digitalizzazione;
  • Conservazione e Archiviazione di documenti informatici;

 

Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

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Documenti informatici: aggiornate da AgID le Linee guida per la formazione, gestione e archiviazione

Approvate le Nuove Linee Guida in materia di Conservazione: cosa cambia?

 

Il 2019 rappresenta un anno di svolta per la disciplina del documento informatico. Lo scorso 20 dicembre si è infatti conclusa la fase di consultazione:  promossa dall’AgID sul testo delle nuove “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Esauriti i termini della fase consultiva, l’AgID ha provveduto a notificare alla Commissione europea le Linee guida. Tale strumento, introdotto dal D.Lgs. n. 217/2017, correttivo del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005), rappresenta un passaggio cruciale per lo svolgimento delle attività documentali di matrice pubblica e privata, sempre più orientate (in maniera pressoché quasi esclusiva) alla dematerializzazione.

Le Linee guida troveranno obbligatoria applicazione nel secondo semestre del 2020, allo spirare del termine di 180 giorni dalla citata pubblicazione. Come ribadito già dal Consiglio di stato nel parere reso sullo schema di decreto legislativo del Codice dell’Amministrazione digitale, le Linee guida così adottate ai sensi dell’articolo 71 avranno efficacia vincolante e assumeranno valenza erga omnes: infatti, oltre ad applicarsi alle Pubbliche amministrazioni, la portata operativa si estenderà altresì ai privati, in assenza di norme espressamente esonerative.

Quanto al contenuto, invece, la portata innovativa sarà dirompente: le Linee guida inaugurano una nuova disciplina tecnica di riferimento, che va a sostituire il precedente assetto delineato nel corso del 2013. A distanza dunque di 5 anni dal precedente intervento in materia, sono state rinnovate e modificate le regole sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, alla luce dei riscontri ottenuti nel corso della consultazione, nonché dei riferimenti giurisprudenziali e tecnici elaborati in tal senso.

 

 

Come gestire le riforme in atto? Le soluzioni offerte da Hedya

 

Le recenti Linee guida evidenziano un punto di svolta cruciale della società, sempre più incentrata sulla dematerializzazione documentale. Di conseguenza, un percorso formativo e di aggiornamento in materia rappresenta un requisito non solo essenziale, ma ormai imprescindibile.

Per tali ragioni, Hedya propone:

  • Servizi di consulenza personalizzati in materia;
  • Percorsi formativi e di aggiornamento per tutti coloro che vogliano intraprendere un percorso professionale di elevata specializzazione, finalizzato all’acquisizione delle conoscenze preliminari di natura giuridica, organizzativa e tecnologica tipiche del ruolo di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici.

Il Responsabile della Conservazione rappresenta dunque una figura con formazione specialistica che ha il compito di definire e attuare, in piena autonomia decisionale, le politiche in merito alla progettazione e alla gestione dei sistemi informatici di conservazione e archiviazione documentale.

I contenuti del corso mirano, pertanto, ad illustrare le vigenti disposizioni in materia di:

  • Dematerializzazione;
  • Digitalizzazione;
  • Conservazione e Archiviazione di documenti informatici;

 

Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

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Conservazione documentale: nuove linee guida per il piano di cessazione del servizio di conservazione

Nuove Linee Guida in materia di Conservazione

 

Nel corso del 2019, la Conservazione dei documenti digitali sta subendo costanti aggiornamenti:

  • Una prima bozza di Linee guida sono state proposte da un gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore, e sono state disponibili in consultazione pubblica fino al 16 novembre 2019.

La proposta di Linee guida riguarda la predisposizione di regole tecniche in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014. Tali Linee guida mirano a semplificare la gestione complessiva del documento informatico attraverso una visione d’insieme aspetti tematici prima disciplinati separatamente;

  • Ulteriori Linee guida proposte, e soggette a consultazione pubblica fino al 20 dicembre 2019, definiscono lo schema del piano di cessazione del servizio di conservazione. In dettaglio, vengono indicate la struttura del documento e i relativi contenuti per facilitarne la compilazione da parte dei conservatori e per rendere il processo di cessazione rispondente alle esigenze dei soggetti che affidano il servizio a un conservatore accreditato.

 

Perché il Responsabile per la Conservazione è così importante? La formazione proposta da Hedya

 

Secondo quanto previsto dall’art. 44 del D.lgs. n. 82/2005, comma 1 – bis, il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile, che può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della

conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall’art. 43 e dalle Regole Tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche. Tale figura, in conformità a quanto disposto nel DPCM del 03 Dicembre 2013, è istituita presso tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni che intendono, o devono obbligatoriamente, adottare sistemi informatici di Conservazione e archiviazione documentale.

Il Responsabile della Conservazione rappresenta dunque una figura con formazione specialistica che ha il compito di definire e attuare, in piena autonomia decisionale, le politiche in merito alla progettazione e alla gestione dei sistemi informatici di conservazione e archiviazione documentale.

Per tali ragioni, Hedya propone un percorso formativo per tutti coloro che vogliano intraprendere un percorso professionale di elevata specializzazione, finalizzato all’acquisizione delle conoscenze preliminari di natura giuridica, organizzativa e tecnologica tipiche del ruolo di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici.

I contenuti del corso mirano, pertanto, ad illustrare le vigenti disposizioni in materia di:

  • Dematerializzazione;
  • Digitalizzazione;
  • Conservazione e Archiviazione di documenti informatici;

 

Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

 

 

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